Écrire le mandat avant l’intervention
Un salarié présent peut accueillir le technicien sans être autorisé à commander de nouvelles clés. Préparez une confirmation du responsable compétent précisant l’entreprise occupante, la porte concernée, le motif, le périmètre accepté et la personne joignable pour une décision complémentaire. Adaptez-la aux règles du propriétaire ou du gestionnaire.
| Rôle | Décision attendue | Trace utile |
|---|---|---|
| Donneur d’ordre | Autorise la porte et le budget définis | Commande ou accord écrit identifiable |
| Contact sur place | Donne accès et décrit le défaut | Créneau et contact joignable |
| Réceptionnaire | Contrôle les clés et les remet aux destinataires | Liste de remise et réserves éventuelles |
Si la porte est celle du hall, d’un étage partagé ou d’un local technique collectif, vérifiez le mandat avec le gestionnaire avant toute modification. L’autorisation d’occuper un bureau ne décrit pas à elle seule les droits sur ces accès.
Changer une clé ne modifie pas tous les droits d’accès
Le besoin peut être limité à une porte ou concerner plusieurs accès. Un cylindre neuf sur le bureau ne désactive pas un badge de hall ni une autre serrure restée sur l’ancienne combinaison. Avant de commander, le responsable des accès doit donc décrire les portes physiques concernées et les moyens utilisés pour les franchir.
Le parcours peut comporter plusieurs fermetures : modifier le cylindre privé n’agit pas sur les autres accès restés inchangés.
Repères de l’illustration
- Entrée commune. Inventorier le moyen distinct du hall, clé ou badge
- Palier ou accueil. Organiser le passage autorisé jusqu’au local
- Porte du bureau. Définir le cylindre et la combinaison à modifier
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Pour une clé ouvrant plusieurs locaux, demandez si la nouvelle configuration doit conserver les fonctions d’un passe ou séparer les accès. Une pièce peut avoir la bonne dimension tout en rompant l’organisation attendue. Les références du système et les validations du gestionnaire deviennent alors nécessaires à la commande, sans reproduire ici de plan d’accès confidentiel.
Comparer le besoin au système de clés existant
| Situation constatée | Question à trancher | Conséquence à faire chiffrer |
|---|---|---|
| La même clé ouvre le bureau et une autre porte | Faut-il conserver cette fonction pour les personnes autorisées ? | Compatibilité avec le système existant ou séparation en deux clés |
| Une clé perdue ouvre plusieurs locaux | Quelles portes sont réellement concernées ? | Périmètre de renouvellement étudié avec le responsable des accès |
| Un prestataire dispose d’un double | Doit-il garder un accès après le changement ? | Remise nominative d’un nouveau double ou fin d’accès |
| Un passe du gestionnaire doit fonctionner | Qui valide le maintien de cet accès ? | Référence et commande validées avec le gestionnaire du système |
Cette matrice n’autorise pas à reproduire un passe ni à modifier un organigramme. Le fabricant présente par exemple Kaba star comme un système planifié d’autorisations : la commande d’un cylindre doit tenir compte de l’installation concernée, pas seulement de la forme de la clé.[1]
Faire une réception qui ferme le dossier
Rapprochez les clés reçues de la commande : quantité, porte prévue et destinataire. En présence du responsable, vérifiez le fonctionnement des accès concernés et consignez les clés encore attendues. Une clé laissée à l’accueil pour une remise ultérieure doit avoir un destinataire et une date de retrait, sans liste publique associant clés et locaux.
Une remise terminée rapproche le nombre de clés, leur fonction et leurs destinataires ; une clé laissée à l’accueil reste à suivre.
Repères de l’illustration
- Personne qui remet. Comparer la quantité remise avec celle commandée
- Destinataire autorisé. Faire confirmer la réception par la personne habilitée
- Clés remises. Identifier la porte et l’usage de chaque exemplaire
- Document de suivi. Noter destinataires, remises et clés encore attendues
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Les réponses, en détail.
Le salarié présent peut-il autoriser le changement de serrure ?
Sa présence permet d’accueillir l’intervenant, mais ne démontre pas à elle seule son pouvoir de commander. Faites identifier le responsable habilité, la porte et le périmètre qu’il autorise.
Comment vérifier que la remise des clés est terminée ?
Rapprochez la quantité reçue des destinataires prévus et des portes concernées. Notez les clés commandées mais encore attendues ; une remise à l’accueil sans destinataire identifié laisse le suivi incomplet.
Les sources de cette page
- Système de fermeture Kaba stardormakaba · Documentation de la gamme : planification des autorisations et installation enregistrée, pas règle juridique universelle. · Consultée le 27/10/2026